Protokoll årsstämma 2020, utan bilagor.
Protokoll med alla bilagor kan rekvireras från ordforande@lavetten.se
Protokoll årsstämma 2020 Lavettens Samfällighetsförening Datum: 2020-09-06
Plats: Hörnet på Kanonvägen
Närvarande: Se bifogad deltagarlista (bilaga 1).
1. Mötets öppnande
Styrelsens ordförande Björn Järnhäll förklarade mötet öppnat.
a) Stämman ansåg mötet vara behörigen utlyst. Kallelse delades ut i brevlådorna den 7 augusti.
b) Inga fullmakter lämnades in.
c) Röstlängden fastställdes till 14 fastigheter:
9:6, 9:30, 9:41, 9:48, 9:60, 9:64, 9:70, 9:71, 9:73, 9:74, 9:75, 9:84, 9:99 och 9:102
2. Val av stämmofunktionärer
a) Björn Järnhäll valdes till ordförande för stämman.
b) Maria Bergendal valdes till sekreterare för stämman.
c) Jonathan Henricsson och Stefan Nygren valdes till rösträknare samt att, tillsammans med ordföranden, justera dagens protokoll.
3. Fastställande av dagordning
Utskickad dagordning godkändes.
4. Verksamhetsåret 2019
a) Björn Järnhäll gick igenom styrelsens årsredovisning med förvaltningsberättelse för 2019 (bilaga 2). Stämman beslutade godkänna årsredovisningen.
b) Revisorerna gick igenom sin berättelse (bilaga 3). Revisorerna tillstyrker ansvarsfrihet för styrelsen. Stämman beslutade godkänna revisionsberättelsen för verksamhetsåret 2019.
c) Årsstämman beslutade ge styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2019.
5. Motioner från enskilda medlemmar
Inga motioner hade kommit in.
6. Propositioner från styrelsen
Underhålls- och förnyelsefond
Lagen om samfällighetsföreningar föreskriver att det skall avsättas medel till en underhålls-och förnyelsefond. Lantmäteriets normalstadgar inskränker sig emellertid till att kräva att föreningen ska ange ett minsta belopp i kronor för den årliga avsättningen. Föreningen har tagit fram ett internt regelverk som återfinns på föreningens hemsida: www.lavettensff.se.
Stämman beslutade godkänna förslaget till införande av underhålls- och förnyelsefond.
Ändring av stadgar
Styrelsen har gjort en genomgång av Lavettens nuvarande stadgar och noterat några punkter som behöver anpassas till faktiska förhållanden.
§ 5 Styrelse: säte, sammansättning:
Förslag: Ändra styrelsens sammansättning till fyra ordinarie och inga suppleanter.
§ 7 Styrelse: kallelse till sammanträde, föredragningslista:
Förslag: Ändra tiden för kallelse innan sammanträde till 10 dagar.
§ 10 Revision
Förslag: Ändra antalet revisorer till 2 ordinarie och inga suppleanter.
§ 12 Underhålls- och förnyelsefond:
Förslag: Ändra den årliga avsättningen till 3.000
§ 13 Föreningsstämma:
Förslag: Ändra att ordinarie stämma årligen hålls i maj.
Stämman beslutade godkänna ändringarna av stadgarna.
Ekonomiska riktlinjer
Styrelsen har tidigare tagit fram riktlinjer för avgiftssättning och finansiering som styrelsen nu vill att stämman fastställer. Riktlinjerna återfinns på föreningens hemsida: www.lavettensff.se.
Stämman beslutade godkänna riktlinjerna.
Policy för fartbegränsning inom området
Erfarenheten visar att efterlevnaden av hastighetsbegränsning är bristfällig och det är därför nödvändigt att ha farthinder. Hur de ska vara utformade och var de ska vara placerade bör bestämmas med hänsyn till riskerna men också framkomligheten. Det handlar om att göra en lämplig avvägning.
Styrelsen har tagit fram ett förslag till policy som återfinns på föreningens hemsida: www.lavettensff.se.
Stämman beslutade godkänna policyn.
7. Information från styrelsen – Lantmäteriets fastighetsregister
Styrelsen har gjort en genomgång av Lantmäteriets register och akter och kunnat konstatera att det finns en del fel, av vissa kan nämnas:
1. Fastigheter är inte med i registret trots att de ingått i föreningen sedan lång tid tillbaka.
2. Fastigheter med för höga andelstal p g a att man räknat med avstyckningar men inte korrigerat andelstal när de väl genomfördes.
3. Fastigheter med för låga andelstal p g a att de betraktades som obebyggda vid beslutstillfället.
Att det blivit på detta sätt kan till viss del lastas Lantmäteriet, men föreningen har också underlåtit att fullgöra sina skyldigheter. Föreningen är skyldig att tillse att registren är korrekta.
Föreningen rättar till felen genom att styrelsen gör en överenskommelse med var och en av de berörda fastighetsägarna i enlighet med §43 Anläggningslagen (1973:1149). Detta påverkar inte de avgifter som fastighetsägarna de facto betalar och har gjort så sedan lång tid tillbaka.
8. Ekonomiska beslut
Ersättning till styrelse och revisorer 2020
Styrelsen föreslår oförändrade arvoden enligt följande:
Styrelseledamot 900 kr/år
Revisor 900 kr/år
Stämman beslutade godkänna föreslagna arvoden.
Budget 2020 och ekonomisk långsiktsplan 2021-2029
Styrelsen föreslår följande budget för 2020:
Budget 2020
Vinterunderhåll och vårstäd
70.000
Vägunderhåll
4.000
Belysning elförbrukning
35.000
Belysning underhåll
15.000
Dagvattenunderhåll
0
Summa underhåll
124.000
Arvoden
4.950
Bokföringskonsult
27.000
Övriga kostnader
3.800
Summa administration
35.750
Räntor
37.007
Avskrivningar urspr. anläggning
70.594
Avskrivningar nyinvesteringar
29.660
Summa kapitalkostnader
137.261
Totala kostnader
297.011
Intäkter
344.276
Resultat
47.265
Stämman beslutade godkänna föreslagen budget för 2020.
Årsavgifter och debiteringslängd 2020
Styrelsen föreslår oförändrade årsavgifter för 2020, d v s 898 x 4 = 3.592 kr för en hel andel.
Stämman godkände föreslagna årsavgifter och debiteringslängden (bilaga 4).
9. Val av förtroendevalda
Då valberedningen inte närvarade vid stämman presenterade ordföranden deras förslag:
Styrelse
Styrelseordförande Björn Järnhäll kvarstår med ett år kvar på mandatet. Maria Bergendal kvarstår med ett år kvar på mandatet.
Andreas Lund kvarstår med ett år kvar på mandatet.
Fredrik Derger föreslås som ny ledamot att väljas på två år.
Stämman beslutade välja styrelse i enlighet med valberedningens förslag.
Revisorer
Christine Wuopio och Pär Bard föreslås kvarstå som revisorer.
Stämman beslutade välja revisorer i enlighet med valberedningens förslag.
Valberedning
I valberedningens frånvaro omvalde stämman sittande valberedning bestående av Peter Nilsen och Andreas Aldervi.
10. Meddelande om hur och när stämmoprotokollet blir tillgängligt
Stämmoprotokollet kommer att publiceras på föreningens hemsida Föreningen har tagit fram ett internt regelverk som återfinns på föreningens hemsida www.lavettensff.se senast den 20 september.
11. Övriga frågor
Fartgupp
Patrik Josefsson tog upp frågan om fartguppen på Lavettvägen som han ansåg vara både för höga och för sneda. Ordföranden informerade att kostnaden för omgörning av farthindren beräknas kosta mellan 30.000 och 40.000 kronor. En nedhyvling kostar cirka 12.000 kronor.
Årsstämman beslöt att ta upp frågan till omröstning. Stämman var dock överens om att det endast skulle röstas om nedhyvling, då alternativet omgörning ansågs för kostsamt. Vid omröstning om nedhyvling av farthindren på Lavettvägen röstade 6 för och 8 emot.
Stämman beslutade alltså att INTE göra något åt fartguppen på Lavettvägen.
Häckar
Patrik Josefsson tog också upp frågan om de höga häckarna i området som begränsar sikten och undrade om styrelsen tänkte göra något åt detta? Ordförande förklarade att detta inte är en fråga för föreningen. Om man som boende har klagomål på grannars häckar kan man antingen själv prata med grannen eller vända sig till kommunen.
Sopning
En medlem undrar varför vägarna i området sopades så sent? Ordföranden förklarade att orsaken till detta är en informationsmiss. Nuvarande styrelse har trott att detta sker per automatik men det har visat sig att föreningen måste beställa göra en särskild beställning. Styrelsen informerade om detta missförstånd på hemsidan den 12 maj och den 15 maj sopades gatorna. Till 2021 ska sopning beställas till mars, om inte väderförhållandena kräver annat.
Sandning
En medlem undrar varför det sandas i tid och otid? Sker det på entreprenörens eller föreningens önskemål? Ordföranden svarade att det troligen är så att det är entreprenören som själv beslutar om när det ska sandas. Styrelsen lovade att titta på detta och se om det går att få till en annan ordning då det faktiskt inte behöver sandas så mycket som det gjort under säsongen 2019/2020.
För övrigt rekommenderar styrelsen att man tittar på hemsidan www.lavettensff.se lite då och då för att få information. Medlemmar får också vid viktigare händelser direkt information via mail, förutsatt att de anmält sin mailadress på hemsidan.
12. Stämmans avslutande
Ordförande tackade de närvarande för deltagandet och förklarade därmed årsstämma 2020 i Lavettens samfällighetsförening för avslutad.
Vid protokollet
Maria Bergendal
Justeras
Björn Järnhäll Jonathan Henricsson Stefan Nygren